Beste Leverancier,

Transdev NL stapt binnenkort over naar een nieuw order- en factuurverwerkingssysteem, genaamd Coupa. In eerder verstuurde nieuwsbrieven is al aandacht besteedt aan wat de mogelijkheden van het nieuwe systeem zijn en hoe dit onze digitale samenwerking zal gaan verbeteren. Heeft u de vorige nieuwsbrieven gemist? Deze kunt u terugvinden op het leveranciersportal van Transdev.

Transdev NL gaat live met Coupa op 30 april 2020

We zijn verheugd mede te delen dat Transdev NL live gaat met Coupa op 30 april 2020. Vanaf deze datum zal het volgende voor u veranderen*:  

• Wij accepteren geen facturen meer zonder vermelding van een geldig inkooporder- of contractnummer. Daarnaast moet er duidelijk blijken welk ordernummer bij welke factuurregel hoort.
• Heeft u met ons een contract? Dan zal een Coupa-contractnummer op de inkooporder worden vermeld. Bij lopende contracten staat dit nummer nog niet op het getekende document. Bij toekomstige contracten en verlengingen wordt het nummer opgenomen in het contract.
• U ontvangt inkooporders vanuit Coupa. Dit betekent ook dat de vormgeving van de order en de opbouw van het ordernummer zal veranderen.
• Wanneer blijkt dat er meer gefactureerd dient te worden dan op de inkooporder vermeld staat kunt u via het Coupa Supplier Portal (CSP) zelf direct een wijzing op een inkooporder aanvragen. Na goedkeuring van de wijziging blijft het inkoopordernummer gelijk, maar u zult wel een revisie ontvangen, waarin de wijzigingen duidelijk staan aangegeven. Verdere functionaliteiten van het CSP staan hieronder.

* Als u nu enkel orders ontvangt uit ons voertuig onderhoudsprogramma COSware dan blijft voor u de situatie ongewijzigd. Deze orders zijn te herkennen aan twee getallen gevolgd door een B en dan 7 getallen (##B#######)

Coupa Supplier Portal

Vandaag ontvangt u een uitnodiging voor het CSP via een separate email. Om ervoor te zorgen dat we uw facturen ook in de toekomst efficiënt kunnen blijven verwerken, vragen we u om zich te registreren op het CSP. Gebruik maken van het CSP is kosteloos en stelt u in staat om inkooporders en facturen (en de status hiervan) online te raadplegen, productcatalogi te onderhouden, inkooporders te bevestigen en zoals hierboven al genoemd, wijzigingen op een inkooporder aan te vragen.

Ook is het mogelijk om vanuit een inkooporder direct een factuur aan te maken, waarbij alle bestel- en facturatiegegevens automatisch worden ingevuld. Op deze manier komt de factuur altijd overeen met de inkooporder. Hierdoor zijn na ontvangst van de factuur geen aanvullende goedkeuringen nodig en kan de factuur direct worden klaargezet voor betaling. Geef dus op tijd wijzigingen op een inkooporder aan ons door.